E-sklep a koszty

Dynamiczny rozwój handlu elektronicznego sprawia, że kanał online staje się naturalnym rozszerzeniem sprzedaży stacjonarnej, a w wielu przypadkach podstawowym sposobem dotarcia do klientów.

Decydując się na założenie e-sklepu pojawia się jednak pytanie o podatkowe ujęcie wydatków charakterystycznych dla tej branży, począwszy od kosztów uruchomienia i utrzymania serwisu, przez logistykę i płatności, po marketing oraz zaplecze magazynowe.

Koszty uzyskania przychodów w e-sklepie

Kosztem uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Warunkiem ujęcia wydatku w kosztach podatkowych jest zatem związek z prowadzoną działalnością gospodarczą e-sklepu, brak wyłączenia ustawowego, prawidłowe udokumentowanie wydatku oraz poniesienie go przez podatnika.

W praktyce e-commerce oznacza to ocenę, czy dany wydatek jest celowy i gospodarczo uzasadniony w procesie sprzedaży internetowej oraz czy został należycie udokumentowany, zazwyczaj dokumentem właściwym do ujęcia wydatku w kosztach jest faktura.

Koszty założenia i utrzymania e-sklepu

Wydatki na uruchomienie i utrzymanie e-sklepu w tym opłaty za domenę, hosting, certyfikat SSL, abonament za platformę sklepową (SaaS), licencje na oprogramowanie, koszty wdrożenia i konfiguracji, integracje z bramkami płatniczymi, firmami kurierskimi, programem magazynowym, a także przygotowania polityki i regulaminu sklepu internetowego, spełniają definicje kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Większość wydatków ujmowana jest w kosztach podatkowych w dacie poniesienia, jednak od tej zasady są wyjątki.

Trzeba bowiem mieć na uwadze, że w sytuacji, gdy przedsiębiorca nabywa autorskie lub pokrewne prawa majątkowe do utworzonej strony internetowej e-sklepu, spełniające definicję wartości niematerialnych i prawnych zawartą w art. 22b ust. 1 ustawy o PIT, to prawa te podlegają amortyzacji.

Zgodnie z tym przepisem amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, nabyte od innego podmiotu, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania:

1) (uchylony)

2) spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

3) (uchylony)

4) autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,

5) licencje,

6) prawa określone w ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej,

7) wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how)

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane wartościami niematerialnymi i prawnymi.

Wartości niematerialne i prawne są wprowadzane do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i ujmowane w kosztach uzyskania przychodów stopniowo poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane od ich wartości początkowej ustalonej zgodnie z art.  22g ust. 1 ustawy o PIT.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie nabędzie praw autorskich lub pokrewnych praw majątkowych do utworzonej strony internetowej e-sklepu, to wydatki te ujmowane są w kosztach uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia na podstawie otrzymanej od kontrahenta faktury dokumentującej nabycie.

Zarówno odpisy amortyzacyjne, jak i bezpośrednie zaliczenie wydatków na założenie i organizację e-sklepu, ewidencjonowane jest w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR) kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.

Towary handlowe i uboczne koszty zakupu

W e-sklepie podstawowym kosztem są zakupy towarów handlowych.

W Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów zakup towarów handlowych ujmuje się w kolumnie 10 ,Zakup towarów handlowych i materiałów’’ według cen zakupu.

Zgodnie z art. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, cena zakupu to cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżoną o rabaty, opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku – wartość odpowiadającą cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.

Należy pamiętać również o konieczności sporządzenia spisu z natury na koniec roku.

Nie ma przeciwwskazań, aby spis z natury sporządzany był częściej np. co miesiąc lub kwartał, dzięki czemu obliczone zaliczki na podatek dochodowy będą uwzględniały różnice remanentowe.

W PKPiR kolumna 11 ,,Uboczne koszty zakupu” jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Jeżeli zatem przedsiębiorca prowadzący e-sklep nabywa towary handlowe, do których doliczone zostały np. koszty wysyłki czy ubezpieczenia w drodze, to wydatki te ujmuje w kolumnie 11 PKPiR.

Materiały niezbędne do wysyłki zamówień, koszty wysyłki i logistyki

Prowadzenie e-sklepu wiąże się z wysyłką towarów, zatem niezbędne do prowadzenia działalności są materiały potrzebne do wysyłki (kartony, wypełniacze, taśmy, folię stretch itp.)

Tego typu materiały służące do pakowania towarów handlowych w celu ich wysyłki w e-sklepie są kosztem podatkowym, który ujmuje się w PKPiR kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.

Wydatki poniesione na transport (wysyłkę) towarów w sklepie internetowym stanowią koszty uzyskania przychodów, jeżeli zgodnie z regulaminem sklepu to sprzedawca zawiera umowy na dostawy towarów z firmami kurierskimi lub transportowymi i ponosi koszty tych usług.

Ewidencjonuje się je wówczas w PKPiR kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.

Wydatki na outsourcing logistyczny (fulfillment, składowanie, kompletacja, „pick & pack”), korzystanie z magazynu zewnętrznego oraz opłaty za system WMS również są gospodarczo uzasadnione i przy należytej dokumentacji, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Magazyn i zaplecze operacyjne

Wynajem magazynu oraz koszty jego utrzymania (media, ochrona, ubezpieczenie mienia), zakup wyposażenia, regałów, komputerów, skanerów, drukarek etykiet i innych sprzętów elektronicznych, a także usługi porządkowe są wydatkami typowymi dla e-sklepu.

Należy przy tym pamiętać, że składniki majątku spełniające definicje środków trwałych co do zasady podlegają wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i są ujmowane w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne według przyjętej metody i stawki amortyzacyjnej.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku od osób fizycznych, amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) inne przedmioty

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Obsługa płatności

Prowizje operatorów płatności (karty, BLIK, szybkie przelewy), opłaty marketplace’ów (prowizje za sprzedaż, abonament, wyróżnienia ofert), opłaty i prowizje bankowe, stanowią koszty podatkowe i są wpisywane do 13 kolumny Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Warto dbać o komplet korespondencji z operatorem i protokołów rozliczeniowych, aby w razie ewentualnej kontroli móc wykazać związek poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą e-sklepu.

Marketing, treści i grafika – granica reklamy i reprezentacji

W e-sklepie naturalnym kosztem są reklamy online, kampanie performance (np. linki sponsorowane), SEO/SEM, pozycjonowanie w wynikach wyszukiwania, produkcja zdjęć produktowych, przygotowanie opisów, e-mail marketing i narzędzia do automatyzacji komunikacji.

Co do zasady wydatki reklamowe są kosztami, podczas gdy wydatki o charakterze reprezentacyjnym (ukierunkowane na kreowanie wizerunku okazałością) są wyłączone z kosztów.

Aby ograniczyć ryzyko, materiały rozdawane klientom powinny mieć charakter reklamowy (np. masowe próbki, gadżety o niewielkiej wartości), a nie reprezentacyjny.

Obsługa klienta, usługi księgowe, prawne, doradcze, szkoleniowe, wynagrodzenia i składki ZUS

Koszty obsługi klienta (BOK, livechat), outsourcingu spedycji, usług księgowych, prawnych i doradczych, a także szkoleń pracowników pozostają w bezpośrednim związku z działalnością sklepu internetowego i przy zachowaniu należytej dokumentacji, stanowią koszty uzyskania przychodów.

Są to koszty pośrednie ujmowane w dacie poniesienia w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Do tej samej kategorii kosztów zalicza się szkolenia pracowników (merytoryczne, z obsługi systemów, BHP), o ile służą wykonywaniu obowiązków w e-sklepie.

Kosztem są również materiały szkoleniowe, jeżeli wynikają z potrzeb działalności.

Wynagrodzenia pracownicze ujmuje się zgodnie z zasadami dla kosztów pracowniczych – wynagrodzenia brutto wykazuje się w PKPiR w kolumnie 12 „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze”, natomiast składki ZUS finansowane przez pracodawcę oraz wpłaty na FP/FGŚP  trafiają do kolumny 13 „Pozostałe wydatki”.

Jak widzimy w e-sklepie do kosztów zalicza się nie tylko towary będące przedmiotem sprzedaży, lecz także techniczne utrzymanie sklepu, logistykę, płatności, marketing, obsługę prawną i księgową, wynajem magazynu czy inne gospodarczo uzasadnione wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa